De grote ‘waarom’
De eerste vraag bij het starten van een webshop is; waarom? Waarom wilt u een webshop beginnen? Is het gebaseerd op een passie of wilt u simpelweg een baan in loondienst kunnen ruilen voor het eigen ondernemerschap? En daarbij, wat wilt u gaan verkopen? In Nederland alleen al bestaan er ruim 60.000 webwinkels, waarvan sommige branches overvol zijn (denk aan sieraden, kleding en woonaccessoires).
Wanneer u in volle branches een webwinkel begint, heeft u direct veel concurrentie en is het lastig om op te vallen. Het is dan aan te raden om te kijken of u zich kunt richten op een niche branche. Een kleinere doelgroep, maar wel doelgerichter op een bepaald marktsegment.
De Domeinnaam
Een webshop starten begint met het (laten) registreren van een domeinnaam. Een website URL en naam waarmee u zaken doet en, in de meeste gevallen, u inschrijft bij de Kamer van Koophandel. Een handelsnaam/domeinnaam dient origineel te zijn en mag geen inbreuk plegen op de rechten en handelsnamen van andere bedrijven. Controleer daarom altijd of een URL nog beschikbaar is en of de bedachte bedrijfsnaam voorkomt in de Kamer van Koophandel. Mocht er een ander bedrijf zijn met een gelijkwaardige naam en binnen een gelijkwaardige branche, is het aan te raden een andere naam te kiezen.
De webshop
U wilt een webshop starten en weet met welke producten u de markt gaat betreden. Dan wordt het tijd om de webshop op te tuigen. Hiervoor zijn vele mogelijkheden. Van doe het zelf applicaties als mijnwebwinkel en CCV Shop, tot het volledig op maat laten maken van een webshop door een webshop bouwer. Over de beste keuze qua technische en grafische mogelijkheden, kunnen wij weinig tips geven.
Daarentegen kunnen we wel tips geven op het gebied van juridische aandachtspunten en incassorecht.
Bedrijfsgegevens & Algemene Voorwaarden
Wanneer u een webshop start en u beschikt over een KvK-nummer, dan moet deze op de website en alle correspondentie worden vermeld (m.u.v. reclame). Het KvK-nummer moet, evenals de Algemene Voorwaarden binnen 1 klik vanuit alle pagina’s te bereiken zijn. Om deze reden zetten veel webshopeigenaren het KvK-nummer en een link naar de Algemene Voorwaarden in het hoofmenu/header of voetmenu/footer. Heeft u een BTW-nummer? Dan moet deze op een toegankelijke plek vermeld staan.
Privacyverklaring & AVG (Algemene verordening persoonsgegevens)
Wanneer u een webshop heeft voor consumenten, heeft u te maken met persoonsgegevens en daarmee met de AVG. U bent verplicht om een privacyverklaring toe te voegen op uw website. U moet weten welke persoonsgegevens u verzamelt en verwerkt en welk van deze gegevens u deelt met derde partijen. Denk bijvoorbeeld aan het delen van naam en adresgegevens met bezorgbedrijven. Het is belangrijk aandacht te besteden aan de privacyverklaring en AVG, zodat u veilig omgaat met persoonsgegevens (en dit ook kunt aantonen). De privacyverklaring dient, net als de Algemene Voorwaarden, vanaf elke webpagina binnen één klik te bereiken te zijn.
Betaalmethodes; mogelijkheid tot achteraf betalen is verplicht.
Bij een webshop komen betaalmethodes kijken, klanten moeten immers de producten die ze willen kopen, kunnen afrekenen. In de basis bent u vrij om eigen betaalmethodes te kiezen, maar er is wel één wettelijke eis. Consumenten mogen niet worden verplicht om meer dan 50% van het factuurbedrag vooruit te betalen.
De wet schrijft voor dat webwinkels consumenten de mogelijkheid moeten geven om (een deel van de factuur) achteraf te betalen. Er moet dus een betalingsoptie zijn, die het toelaat om minimaal 50% achteraf te voldoen.
Dit kun je instellen door middel van een eigen optie tot achteraf betalen/betalen op factuur. Of u kunt het indekken via bedrijven als Klarna of AfterPay. Beide opties hebben voor en nadelen in het kader van kosten en het dragen van risico.
Een zakelijke rekening
Veel ondernemers beginnen hun webshop naast een baan in loondienst en stappen langzaam over naar een volledig eigen ondernemerschap. Ondanks dat een webshop in het begin dient als bijproduct/bijwerk, is het wel aan te raden administratief vanaf het begin alles goed op te zetten. Daar hoort ook een zakelijke rekening bij. In de beginfases is het wellicht nog te overzien welke afschrijvingen zakelijk zijn en welke privé, maar als de webshop in groei toeneemt, komt er en moment dat dit niet meer overzichtelijk is.
Daarnaast zijn er veel applicaties, zeker omtrent betalingssystemen en beveiliging, die een zakelijke rekening van de gebruiker eisen. Zonder zakelijke rekening, kunt u geen gebruik maken van deze diensten. (Denk bijvoorbeeld aan Mollie Payments, een betaling applicatie die door veel webshops wordt gebruikt).
Boekhouding van een webshop
De meeste webwinkels zullen (een groot deel van) hun financiële administratie automatiseren. Er zijn veel laagdrempelige oplossingen om een webshop te koppelen aan een administratieprogramma/boekhoudprogramma. Wanneer een klant een bestelling plaatst, wordt vervolgens automatisch een factuur gemaakt en wordt deze verwerkt in de boekhouding.
Onder kleinere en beginnende webshops zijn o.a. de boekhoudprogramma’s e-Boekhouden en Moneybird populair.
Een boekhoudprogramma biedt eenvoudig inzicht in alle facturen en de openstaande posten. Hierdoor kunt u ook eenvoudig bijhouden welke facturen nog openstaan. Uiteraard kunt u ook werken met een Excel sheet (zeker als u handig bent met het programmeren van formules in Excel). Echter, onze ervaring laat zien dat veel webshops profiteren van een boekhoudpakket, omdat ze sneller en beter inzicht hebben in hun administratie.
Ken de actiestappen bij onbetaalde facturen
Ergens komt een moment dat het voor het eerst gaat voorkomen; een klant die de factuur niet betaalt. Weet vooraf wat uw rechten zijn en hoe u kunt handelen. Met ons incasso stappenplan laten wij u de te doorlopen stappen zien.
Laatste aanmaning versturen?
Wanneer de betaling maar uitblijft en u bent het zat, kunt u een laatste aanmaning sturen. De laatste aanmaning is een brief die uw klant de laatste kans geeft om zonder incassokosten en wettelijke rente de vordering alsnog te betalen. Hierin staat eveneens genoemd, dat wanneer uw klant niet tot betaling overgaat, uw de vordering uit handen geeft aan een incassobureau. Met onze voorbeeldbrief laatste aanmaning, zorgt u dat uw brief aan de wettelijke eisen voldoet.
Liever ontzorgt worden? Wij kunnen de laatste aanmaning voor u versturen via onze Pré incasso dienst.
© Alert Incassodiensten | Incasseren is ons vak
