Een incassobrief moet aan allerlei richtlijnen en eisen voldoen. Met onze checklist incassobrief kunt u nagaan of een incassobrief aan alle eisen voldoet. Hieronder volgt een toelichting op punt 4. 'onrechtmatige kosten'. Voor alle punten & tips, kunt u onze Checklist Incassobrief raadplegen.
Toelichting op het in rekening brengen van onrechtmatige kosten
De hoogte van de incassokosten zijn wettelijk vastgelegd. Toch weerhoudt het sommige incassobureaus er niet van om op andere manieren te proberen de kosten op te voeren. Hieronder een aantal voorbeelden.
Incassokosten verstoppen in de hoofdsom
Het komt weleens voor dat schuldeisers zelf al incassokosten in rekening brengen, alvorens een vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau. Vervolgens houdt het incassobureau de kosten van de totale vordering aan, waarbij vervolgens de incassokosten over het gehele bedrag worden berekend. Op deze manier worden er dubbele incassokosten in rekening gebracht.
Extra kostenposten in rekening brengen
Een incassobureau berekent incassokosten en wettelijke rente. Toch zien we regelmatig dat incassobureaus nog andere kosten in rekening brengen. Denk aan kantoorkosten, administratiekosten, dossierkosten, portokosten, etc. Dit is niet toegestaan. Alle kosten die gaan over het incasseren van de schuld, zijn inbegrepen in de incassokosten.
Vorderingen niet optellen
Wanneer u meerdere facturen onbetaald heeft gelaten bij hetzelfde bedrijf, moet het incassobureau de facturen bundelen. De desbetreffende facturen moeten worden samengevoegd en hierover mag maar één keer incassokosten worden berekend. Dit is vooral een belangrijk punt bij lage factuurbedragen, waarbij een minimum van € 40,- aan incassokosten wordt gehanteerd. Er mag niet voor factuur 1. € 40,- en voor factuur 2. opnieuw € 40,- in rekening worden gebracht. Dit bedrag moet worden samengevoegd, alvorens de incassokosten hierover worden berekend.
Het kan voorkomen dat het ene dossier is afgehandeld en u een nieuwe factuur niet betaalt. In dat geval zal er een nieuw dossier worden gestart en mogen incassokosten weer in rekening worden gebracht.
BTW onterecht in rekening brengen
In de basis mag over incassokosten BTW worden berekend. Er is hierbij één belangrijke uitzondering. Wanneer de schuldeiser zelf btw-plichtig is, mag er geen BTW over de incassokosten in rekening worden gebracht.
Meer tips waar een incassobrief aan moet voldoen? Raadpleeg onze volledige Incassobrief checklist.
