Financiële problemen ten tijde van het Coronavirus (Covid-19)

U heeft een contract met uw klant, maar vanwege de huidige maatregelen bent u niet in staat uw product of dienst te leveren. Veel productiebedrijven binnen Nederland zijn nog operationeel, maar her en der is een tekort aan grondstoffen en materialen. Of wellicht bevindt uw klant zich in een land die momenteel niet of slecht te bereiken is vanwege gesloten grenzen. In een situatie waarbij u niet kunt leveren aan de klant, adviseren wij om contact op te nemen met uw klant. Een goede klantrelatie staat in dit geval op de eerste plek. Leg de situatie uit en bespreek of er wellicht alternatieve mogelijkheden zijn.

Het kan zijn dat uw klant lopende bestellingen of contracten wil cancelen vanwege de gevolgen van het Coronavirus. In eerste instantie kunt u de klantrelatie voorop zetten en het onderwerp bespreekbaar maken. Wellicht kunnen beide partijen tot een oplossing komen, die voor beide partijen acceptabel is. Is dit niet het geval? Dan is het van groot belang te kijken wat er op papier is afgesproken. Wat staat er in de voorwaarden over het cancelen van een opdracht, is er een getekende offerte etc. Dit is zeker aan te raden wanneer er al kosten zijn gemaakt.

Zeker in het begin van de Coronacrisis hadden veel bedrijven problemen met hun bereikbaarheid. De omschakeling naar thuiswerken en kleine kantoorbezettingen vroeg veel van technische aspecten. Inmiddels hebben de meeste bedrijven zich aangepast naar de nieuwe situatie. Mocht uw klant volledig onbereikbaar zijn, dan is dat wel een teken die aandacht vereist.

Mocht een klant telefonisch onbereikbaar zijn, probeer dan eerst de klant alsnog per e-mail te bereiken. Eventueel kunt u de website van uw klant raadplegen, wellicht staan daar nog alternatieve contactmogelijkheden vermeld. Blijft uw klant op elke wijze onbereikbaar, volgt er geen enkele reactie en volgt er een situatie waarbij u openstaande vorderingen heeft? Dan kan het een poging zijn van uw klant om onder de betaling uit te komen. Het is goed om empathisch en begripvol te zijn, maar daar zitten grenzen aan. Blijft het volledig stil aan de andere kant, dan kan het zinvol zijn om vervolgstappen te ondernemen.

In deze hectische tijden kan het zijn dat een factuur op de verkeerde stapel komt of over het hoofd wordt gezien. Mocht een betalingstermijn van uw factuur verlopen, dan is ons advies om eerst een herinnering te sturen. Eventueel kunt ook even uw klant contacteren om te vragen wat er aan de hand is. Het is goed mogelijk dat het om een vergissing gaat. Mocht uw klant aangeven dat de factuur niet betaalt kan worden ten gevolge van het Coronavirus, wordt het een ander verhaal.

De meeste ondernemers zullen begrip hebben voor bedrijven, die momenteel in zwaar weer zitten. Echter, het mag niet ten koste gaan van uw eigen bedrijf. Als het uw financiële situatie toelaat, kunt u een betalingsregeling met uw klant afspreken. Daarbij is ons advies om eerst een check te doen naar de financiële situatie van uw klant door middel van een kredietcheck (hierbij kunnen wij u van dienst zijn). Mocht de kredietscore van uw klant laag uitvallen, dan is een betalingsregeling wellicht niet de beste keuze.

Deze vraag is niet ondenkbaar en veel ondernemers stoeien ermee. Ons advies is; jazeker. Het is zeker waar dat je van een kale kip niet kunt plukken. Echter, wanneer u een vordering uit handen geeft aan een incassobureau, komt er veel meer druk achter te staan. Daarmee komt uw factuur veelal hogerop de stapel dan de facturen van debiteuren die geen incassobureau inschakelen.

Met de inschakeling van een incassobureau betekent het overigens niet dat het menselijke aspect uit het oog wordt verloren. Er kan nog steeds begrip zijn voor de situatie van uw klant, maar tegelijk kan er meer druk achter worden gezet, waardoor uw factuur niet onderop de stapel komt te liggen.

Ondanks de steun van de overheid en de verschillende financiële steunpunten voor ondernemers & bedrijven, zijn er bedrijven die het alsnog niet redden. Zij zullen faillissement aanvragen of het wordt voor hen aangevraagd. Mocht u nog openstaande facturen hebben bij deze klant, is dat erg vervelend. In het geval van een faillissement wordt er een curator ingesteld. De curator gaat over de verdere afwikkeling en afhandeling van de financiën van het failliete bedrijf. Vorderingen die u nog open heeft staan bij deze klant, kunt u bij deze curator indienen. Mocht u goederen hebben geleverd onder eigendomsvoorbehoud, dan kunt u deze goederen mogelijk terugvragen.

Het is niet gegarandeerd dat uw facturen nog worden betaald, maar als u ze indient worden ze in ieder geval meegenomen in de administratie. Niet geschoten, is altijd mis.