Incassorecht: ICT Branche

De ICT branche, oftewel de informatie- en communicatietechnologie, is een vakgebied dat zich bezighoudt met informatiesystemen, telecommunicatie en computers. Eveneens valt hieronder het onderhouden, ontwikkelen en beheren van systemen, netwerken, databases, games, website en software. Met het oog op juridische risico’s en incassorecht, zijn er een aantal zaken die naar voren komen.

Of het nu gaat om een grote of een kleine organisatie, iedere organisatie heeft te maken met de AVG en de manier waarop gegevens worden verwerkt. Wanneer u alleen met bedrijfsgegevens werkt, is het iets eenvoudiger. Toch is het zelfs met bedrijfsgegevens oppassen, omdat deze toegang kunnen verlenen tot persoonsgegevens. De ICT branche is direct verbonden aan het verwerken van gegevens. Van de manier waarop gegevens worden verwerkt, tot hoe ze worden beveiligd en de locatie waar ze worden opgeslagen. Wanneer de gegevensverwerking niet voldoet aan de richtlijnen van de AVG, kan dit tot vervelend claims leiden.

Binnen de ICT zien we veel bedrijven die werken op abonnement basis. Wanneer deze facturen niet worden betaald, zijn ze veelal betwist. De betwisting gaat vaak over onduidelijkheden in het servicecontract. Bepaalde uitzonderingen die niet helder zijn, extra kosten waarvan men dacht dat het onder de licentie of het abonnement viel. Zorg daarom dat alle voorwaarden goed staan omschreven in de voorwaarden van de licentie en/of het servicecontract.

‘Techniek is leuk & mooi, zolang het doet wat het moet doen’. Steeds meer gaat digitaal, steeds meer is online en/of in de Cloud. Dat betekent eveneens dat de gevolgen groter zijn, wanneer er een storing is of er problemen zijn met de server of bepaalde software. Werk ligt stil en immateriële schade kan oplopen. Het is daarom belangrijk dat de Algemene Voorwaarden een duidelijke uiteenzetting bevatten: wat valt onder schade en wat valt onder overmacht. Wanneer heeft een klant recht op een vergoeding? Of stel er crasht een server en bepaalde gegevens zijn verloren, wiens verantwoordelijkheid is dat?

Een andere situatie, waarbij aansprakelijkheid aan bod komt, is bij het inrichten van werkplekken. Bij de meeste bedrijven zijn er lopende verzekeringen voor aansprakelijkheid. Stel een installateur laat een laptop van een klant vallen of er gaat iets anders stuk. Regelmatig komen wij zzp’ers tegen die veel bij klanten langs gaan. Ze richten ICT netwerken en werkplekken in bij klanten op locatie en mochten ze per ongeluk schade veroorzaken, blijkt dat ze hiervoor niet verzekerd zijn.

We zien regelmatig problemen ontstaan door onduidelijkheden over oplevering, vaktermen en meerwerk. Binnen de ICT zijn er veel vak gerelateerde termen. Wanneer deze niet worden toegelicht, kan er onduidelijkheid ontstaan over de betekenis. Vaktermen zijn niet slecht, maar probeer ze zoveel mogelijk te omkaderen in overeenkomsten. Wanneer we kijken naar knelpunten omtrent oplevering, komen we dat met name tegen bij de oplevering van software en websites. Het steeds opnieuw aanpassen van vormgeving en teksten, het ontbreken van informatie die men zelf moet aanleveren, allemaal zaken die ervoor kunnen zorgen dat de oplevering blijft verschuiven. De opdracht kan niet worden afgerond en de factuur blijft open staan. Het kan geen kwaad om randvoorwaarden aan de oplevering te koppelen, zodat deze niet oneindig kan worden uitgesteld. Eveneens is het van belang om bij de oplevering een opleverformulier te laten ondertekenen. Zo staat zwart op wit dat het product officieel is opgeleverd en daarmee afgerond.

Eveneens komen we grijze gebieden tegen bij diverse werkzaamheden. De vraag is dan of ze vallen onder het oorspronkelijke contract of dat ze vallen onder meerwerk. Zorg dat duidelijk in de overeenkomst staat, wat valt onder het pakket/het contract. Hoeveel gratis correctierondes heeft men? Valt het controleren van websiteteksten onder contract of is dat meerwerk? Het aanpassen van de huidige huisstijl op de website? Allemaal belangrijke zaken die goed uiteen moeten worden gezet in het pakket en/of de overeenkomst.