In een notendop:
wat zijn belangrijke aandachtspunten binnen deze branche met het oog op incassorecht:
- Zorg voor goede Algemene Voorwaarden;
- Zorg voor een goede administratie & geef taken uit handen indien nodig;
- Zorg voor een goede klachtenregeling/klachtenprocedure;
- Zorg voor schriftelijk akkoord bij aanvulling op dienstverlening en/of bestellingen.
Uitgebreide toelichting
In Nederland is de horeca een belangrijke sector. Het woord horeca is een samenvoeging van de woorden hotel, restaurant en café. Hieronder vallen alle diensten die horen bij hotels, restaurants en cafés. Denk hierbij ook aan kampeerterreinen, bars, snackbars, kantines, cateraars, verhuurders van vakantiehuisjes, etc. De horecabranche is een brede branche.
De horeca heeft een tal aan regels en wetten. De mate van regels en wetten is afhankelijk van de categorie waarbinnen horeca-activiteiten vallen. Zo valt een ijssalon bijvoorbeeld onder een lichte horeca-activiteit, maar gaat een nachtclub/discotheek door voor een zware-activiteit. De zwaarte van de horeca activiteit wordt met name bepaald op basis van overlastrisico.
Met het oog op incassorecht is de regelgeving hetzelfde als binnen menig andere branche. Toch zijn er een aantal aandachtspunten, die we niet vaak genoeg kunnen aangeven.
Zorg voor goede en volledige Algemene Voorwaarden.
Of u nu een cateringbedrijf heeft of de eigenaar bent van een hotel, goede Algemene Voorwaarden zijn een must. Niet alleen voor de basis dienstverlening, maar ook voor alle bijzonderheden. Regelementen en afspraken omtrent annuleringen, aanpak bij schending gedragsregels en overlast, omgang met klachten en klachtenregeling, etc.
Zorg voor een goede klachtenregeling/klachtenprocedure.
Iedere horeca-eigenaar krijgt vroeg of laat te maken met klachten. Klachten over het eten, de service, de kamer, wat het ook is, klachten zijn nooit 100% te voorkomen. Welke touwtjes u wel in handen heeft, is hoe u met deze klachten omgaat. Met een goede klachtenprocedure weet u in ieder geval dat klachten op de juiste wijze worden opgepakt, wat de kans op een vlotte en goede oplossing bevorderd.
Zorg voor een goede administratie & geef taken uit handen indien nodig.
Een goede administratie is het halve werk. De horeca branche is een drukke branche met veel piekmomenten. Weekenden, zomervakanties, feestdagen; lange dagen en doorgaan tot in de vroege uurtjes. Natuurlijk hangt dit af van het soort horecabedrijf, maar het is algemeen bekend dat de horeca een branche is waarbinnen het vliegen en rennen is. Een 9 tot 5 mentaliteit zul je hier niet snel tegenkomen. En dan dienen bijkomende taken, waaronder administratie, tussendoor ook nog te worden geregeld.
Met het bijhouden van die administratie, zien wij het regelmatig fout gaan. Ondernemers willen kosten besparen door de administratie zelf te regelen, maar puntje bij paaltje volgt er een grote achterstand. Dit leidt in de praktijk tot het mislopen van inkomsten doordat de geld-instroom en uitstroom niet goed is georganiseerd. En dat is zonde! Wij snappen dat het inschakelen van een boekhouder en/of administratiekantoor geld kost, maar tijd is ook geld. Als u geen tijd heeft om de administratie up-to-date te houden, schakel hier dan iemand voor in. Wij, als incassobureau, kunnen u veel beter van dienst zijn, als uw debiteurenbeheer in orde is.
Zorg voor schriftelijk akkoord bij aanvulling op dienstverlening en/of bestellingen.
Het kan voorkomen dat tussendoor een beroep wordt gedaan op extra dienstverlening. Bijvoorbeeld bij de catering van een evenement. Op het laatst wordt nog even medegedeeld dat er vier extra gasten komen. Of bij de verhuur van een lodge, wordt door de gasten gevraagd of ze nog een paar dagen extra kunnen bijboeken.
In de basis is daar niets mis mee, tenzij deze afspraken alleen mondeling worden overeengekomen. Bij aanvullende diensten of aanvullende leveringen is het van groot belang dat dit schriftelijk wordt bevestigd. Het liefst met een schriftelijk akkoord van uw klant en een duidelijke vermelding van de (meer)prijs. Zo is het voor beide partijen duidelijk dat die extra dienst en/of extra producten daadwerkelijk zijn afgenomen.
© Alert Incassodiensten | Incasseren is ons vak
