In een notendop:
wat zijn belangrijke aandachtspunten binnen deze branche met het oog op incassorecht:
- Zorg voor complete Algemene Voorwaarden die de ins-, outs- en bijzonderheden omtrent uw dienstverlening uiteenzetten.
- Houdt uw administratie up-to-date. Dit vormt de basis van een goed debiteurenbeheer.
- Met betrekking tot abonnementen en servicecontracten, zorg voor een heldere overeenkomst.
- Laat achterstallige betalingen niet te ver oplopen. Een tijdige aanpak is beter.
Uitgebreide toelichting
De zakelijke dienstverlening is een grote branche, die onder te verdelen is in verscheidende sub-branches. Branches die onder zakelijke dienstverlening vallen zijn onder andere:
- Arbeidsbemiddeling-, en uitzendbureaus
- Architecten-, ingenieursbureaus e.d.
- Beveiligings- en opsporingsdiensten
- Design-, fotografie-, en vertaalbureaus
- Holdings-, en managementbureaus
- Juridische diensten en administratiebureaus
- Onderzoeksinstellingen en onderzoekbureaus
- Reclamewezen en marktonderzoekbureaus
- Reisorganisaties, informatie- en reisbureaus
- Schoonmaakbedrijven, hoveniers e.d.
- Veterinaire dienstverlening
- Verhuur van roerende goederen
De zakelijke dienstverlening is een grote branche, waar veel bedrijven en sub-branches onder vallen. Met het oog op incassorecht zijn er een aantal aandachtpunten, die voor al deze bedrijven gelden.
“Wat niet tastbaar is, moet goed worden beschreven.”
Het grootste verschil tussen het leveren van goederen en het verrichten van diensten is de tastbaarheid. Een dienst is niet tastbaar. Dit maakt een dienst veelal complexer dan het leveren van goederen. Daardoor zijn de Algemene Voorwaarden voor dienstverlening meestal ook complexer.
In de basis moeten de Algemene Voorwaarden een goede beschrijving geven van de inhoud van de dienstverlening. Wat houdt de dienst exact in en wat zijn de voorwaarden? Dit geldt ook voor bedrijven die al langer bestaan. Als incassobureau komen we het regelmatig tegen. Bij de opstart is geïnvesteerd in het (laten) opstellen van Algemene Voorwaarden. Vervolgens worden deze voorwaarden door de jaren heen niet geüpdatet, terwijl het bedrijf zich wel ontwikkelt en verder uitbreidt.
Het is bedrijfs- en branche afhankelijk hoe snel Algemene Voorwaarden verouderen. In de basis is het raadzaam de Algemene Voorwaarden zeker eens per 2 jaar (maar liever jaarlijks) door te (laten) nemen. Algemene Voorwaarden vormen de juridische basis van een bedrijf. Hierin staan de rechten en plichten van opdrachtgever/opdrachtnemer, koper/verkoper, Partij A/Partij B. Eveneens vormen Algemene Voorwaarden de basis voor het opstarten van incassoprocedures.
Binnen de zakelijke dienstverlening werken veel zzp’ers. Wij zullen echt niet zeggen dat zzp’ers nooit hun administratie op orde hebben. Echter zien wij het binnen deze groep wel vaak misgaan. Het meest cliché voorbeeld: het daadwerkelijke werk krijgt voorrang op administratie, waardoor administratie erbij in schiet, met een administratieve achterstand tot gevolg. Een achterstand in administratie leidt vervolgens tot chaos in het debiteurenbeheer, waardoor overzicht wordt verloren in het nog te ontvangen geld van facturen.
“Een up-to-date administratie vormt de basis voor een goed debiteurbeheer.”
Afhankelijk van de vorm van de dienstverlening, komen vormen als onderhoudscontracten en abonnementen regelmatig voor. Een abonnement voor het up-to-date houden van een website, een leasecontract voor een printer, een serviceovereenkomst met een schoonmaakbedrijf en noem het maar op.
Bij een terugkerende dienstverlening is het van belang dat er duidelijke afspraken worden gemaakt in de vorm van een overeenkomst. Zorg altijd dat deze overeenkomst wordt ondertekend (of minimaal een schriftelijk akkoord). Klanten die een vorm van serviceovereenkomst afsluiten, zorgen voor een vaste basis van werk. Vanuit deze beredenering willen de meeste bedrijven de zakelijke relatie intact houden.
Echter, wanneer er een betalingsachterstand volgt en herinneringen helpen niet, kunnen vervolgstappen beter worden genomen. Enerzijds kunt u ervoor kiezen de werkzaamheden te staken totdat de achterstallige betalingen zijn gedaan (let wel op dat dit goed en duidelijk in uw voorwaarden staat). Anderzijds kunt u er voor kiezen een incassobureau te laten bemiddelen. Een incassobureau betekent lang niet altijd het einde van een zakelijke relatie. Een incassobureau kan vanuit een bemiddelende rol en met een zachte aanpak uw facturen betaald krijgen.
“Achterstallige betalingen kunt u beter tijdig aanpakken.”
Wanneer betalingsachterstanden tijdig worden aangepakt, wordt voorkomen dat factuurbedragen te hoog oplopen. Dit maakt het meestal makkelijker, mocht er sprake zijn van financiële moeilijkheden bij uw debiteur, om een betalingsregeling af te spreken die men kan nakomen.
Al met al is de zakelijke dienstverlening een branche die altijd in beweging is. Afhankelijk van het soort bedrijf, de type klanten & relaties en de bedrijfsafhankelijke wet- en regelgeving, helpen wij u graag verder met het oplossen van onbetaalde facturen.
Incassobureau nodig?
Alert Incassodiensten helpt u graag verder.
